বাংলাদেশে POS সফটওয়্যার কীভাবে বেছে নেবেন: টাকা দেওয়ার আগে ১০টি প্রশ্ন

একটা ফার্মেসি, একটা পোশাকের দোকান, একটা রেস্টুরেন্ট আর একটা ওষুধের ডিস্ট্রিবিউটরের দরকার আলাদা: ওষুধের জন্য ব্যাচ আর মেয়াদ, পোশাকের জন্য সাইজ আর রং, রেস্টুরেন্টের জন্য টেবিল, ডিস্ট্রিবিউটরের জন্য এলাকা আর প্রতিনিধি। কোম্পানিকে বলুন আপনার কাজের ধারা দেখাতে, আপনার ইউনিটে (স্ট্রিপ, বাক্স, জোড়া, বস্তা, বর্গফুট), সাধারণ কোনো ডেমো নয়।

Posify24 সাইন আপের সময় আপনার ব্যবসার ধরন জিজ্ঞেস করে আর সেই অনুযায়ী ক্যাটাগরি, ইউনিট আর স্টকের নিয়ম সাজায়। রিটেইল POS সফটওয়্যার, ফার্মেসি, রেস্টুরেন্ট আর ডিস্ট্রিবিউটরের পেজে দেখুন কে কী পায়; ওষুধের ডিস্ট্রিবিউটরের নিজের আলাদা পেজ আছে।

POS-এর আসল কথা হলো বিল আর স্টক কখনো আলাদা কথা বলবে না। জিজ্ঞেস করুন: বিক্রি করলে কি সাথে সাথে স্টক কমে? গুদাম আর ব্রাঞ্চ ধরে স্টক দেখা যায়? কম স্টকের তালিকা, stock count-এর স্ক্রিন আর নষ্ট বা মেয়াদোত্তীর্ণ মাল লেখার ব্যবস্থা আছে? কী আশা করবেন দেখুন আমাদের ইনভেন্টরি পেজে।

বাংলাদেশে বিক্রির বড় একটা অংশ বাকিতে। কাস্টমারের বাকির ইতিহাস, পুরনো ইনভয়েসের বিপরীতে পেমেন্ট, আগে থেকেই থাকা কাস্টমারের শুরুর বাকি আর বাকির সীমা দেখতে চান। কয়েক ক্লিকে কাস্টমারের স্টেটমেন্ট দেখাতে না পারলে আপনার খাতাটা থেকেই যাবে। আমাদের বাকির খাতার সাথে তুলনা করুন।

নগদ, কার্ড, bKash, Nagad, Rocket আর ব্যাংক ট্রান্সফার বাংলাদেশের কাউন্টারে রোজকার ব্যাপার, প্রায়ই এক বিলে একাধিক। জিজ্ঞেস করুন এক বিক্রিতে একাধিক পেমেন্ট নেওয়া যায় কি না, আর প্রতিটি মাধ্যমের আলাদা ব্যালান্স থাকে কি না, যাতে সন্ধ্যার হিসাব সহজ হয়। সোজা প্রশ্নটাও করুন: সফটওয়্যার কি নিজে টাকা নেয় (gateway), নাকি আপনার নিজের merchant অ্যাকাউন্টে নেওয়া টাকার হিসাব রাখে? Posify24 দ্বিতীয়টা করে; দেখুন bKash ও Nagad পেমেন্ট।

আপনি VAT নিবন্ধিত হলে জিজ্ঞেস করুন ইনভয়েসে ঠিক কী দেখায় (VAT-এর হার, VAT-এর অঙ্ক, আপনার BIN), বিল বাতিল হলে ইনভয়েস নম্বর ধারাবাহিক থাকে কি না, আর কোম্পানি মূসক ৬.৩ লেআউট বা NBR তালিকাভুক্তির দাবি করে কি না। NBR-এর যেকোনো দাবির প্রমাণ দেখতে চান। মনে রাখবেন, কিছু ধরনের ব্যবসাকে NBR-এর ইলেকট্রনিক ফিসক্যাল ডিভাইসও ব্যবহার করতে হয়; শুধু সফটওয়্যারে সেটা হয় না। আমাদের VAT পেজে লেখা আছে Posify24 এখন কী করে আর কী করে না।

দোকানের একটা কম্পিউটারে ইনস্টল করা ডেস্কটপ প্রোগ্রাম ইন্টারনেট ছাড়া চলে, কিন্তু তথ্য থাকে ওই কম্পিউটারেই, আর ব্যাকআপ, আপডেট আর দূর থেকে দেখার দায়িত্ব আপনার। ক্লাউড সিস্টেম যেকোনো ডিভাইসের ব্রাউজারে চলে, তথ্য রাখে সার্ভারে আর যেকোনো জায়গা থেকে বিক্রি দেখতে দেয়; জিজ্ঞেস করুন ইন্টারনেট গেলে কাউন্টারে কী হয়। Posify24 ক্লাউড সফটওয়্যার, যার POS কাউন্টার অফলাইনেও বিক্রি চালায় আর লাইন ফিরলে সেই বিক্রিগুলো পাঠায়। কোন ঝুঁকিটা সামলাতে চান, সেটা ঠিক করুন।

জিজ্ঞেস করুন দ্বিতীয় দোকান বা গুদাম কীভাবে চলে: আলাদা স্টক, তাদের মধ্যে মাল পাঠানো, ব্রাঞ্চ ধরে আর মিলিয়ে রিপোর্ট, আর এমন ইউজার যাঁরা শুধু নিজের ব্রাঞ্চ দেখেন। প্ল্যানে ইউজার আর ব্রাঞ্চের সীমা কত, জিজ্ঞেস করুন। দেখুন মাল্টি-ব্রাঞ্চ।

স্টাফ পাবেন শুধু তাঁদের দরকারি স্ক্রিন। রোল ধরে অনুমতি আর এমন audit log চান যা দেখায় কে বিল বদলেছে বা বাতিল করেছে। জিজ্ঞেস করুন নিশ্চিত হওয়া ইনভয়েস মুছে ফেলা যায় কি না (যাওয়া উচিত না; সেটা বাতিল বা void হবে আর নম্বর থেকে যাবে)।

প্রথম মাস নয়, দুই-তিন বছরের পুরো খরচ তুলনা করুন:

• মাসিক বা বার্ষিক সাবস্ক্রিপশন, আর প্রতিটি প্ল্যানে কী সীমা (ইউজার, ব্রাঞ্চ, ফিচার)।
• সেট-আপ, ট্রেনিং আর তথ্য তোলার সাহায্য, যদি টাকা লাগে।
• হার্ডওয়্যার: কম্পিউটার বা ট্যাবলেট, বারকোড স্ক্যানার, রসিদ বা লেবেল প্রিন্টার।
• একবারের ডেস্কটপ লাইসেন্সে: বার্ষিক সাপোর্ট বা আপডেটের খরচ, আর কম্পিউটার নষ্ট হলে তার খরচ।

"ফ্রি" দেখে সাবধান। জিজ্ঞেস করুন কী সীমিত, তথ্যের মালিক কে, আর ছেড়ে গেলে কীভাবে তথ্য বের করবেন।

ছোট একটা লাইভ ডেমো আসলে বিক্রির কথাবার্তা। ফ্রি ট্রায়ালে নিজের বিশটা পণ্য, বাকিসহ কয়েকজন কাস্টমার আর এক দিনের বিল তুললে অনেক বেশি জানা যায়। দুটোই চান।

• [ ] ডেমোতে আমার ইউনিট, ক্যাটাগরি আর কাজের ধারা দেখিয়েছে
• [ ] প্রতিটি বিক্রিতে স্টক আপডেট; গুদাম ধরে স্টক; stock count আর wastage
• [ ] শুরুর বাকি, বাকির সীমা আর স্টেটমেন্টসহ কাস্টমারের বাকি
• [ ] এক বিলে একাধিক পেমেন্ট; bKash/Nagad-এর ব্যালান্সের হিসাব
• [ ] ইনভয়েসে VAT; ইনভয়েস নম্বর ধারাবাহিক; NBR-এর যেকোনো দাবির প্রমাণ
• [ ] ব্রাঞ্চের স্টক, মাল পাঠানো আর ব্রাঞ্চের রিপোর্ট
• [ ] ইউজার রোল আর audit log
• [ ] দুই বছরের খরচ লেখা, তথ্য বের করার ব্যবস্থা নিশ্চিত
• [ ] নিজের পণ্য দিয়ে ফ্রি ট্রায়াল

সফটওয়্যার আদৌ লাগবে কি না এখনো ঠিক করছেন? পড়ুন Excel, কাগজের খাতা নাকি POS সফটওয়্যার।