সুপার শপ আর দোকানের জন্য রিটেইল POS সফটওয়্যার

Posify24-এর POS স্ক্রিনে একটা "scan here" ঘর আছে। প্যাকেটে ছাপা বারকোড স্ক্যান করুন - প্রস্তুতকারকের কোড, নিজে প্রিন্ট করতে হয় না - আর পণ্যটা কার্টে চলে আসে। একটা পণ্যের একাধিক বারকোড থাকতে পারে, তাই পুরনো প্যাকেট আর নতুন প্যাকেট দুটোই স্ক্যান হয়। পণ্যে বারকোড নেই? নাম দিয়ে খুঁজুন।

কাউন্টার বানানো হয়েছে গতির জন্য: `5*` লিখে স্ক্যান করলে একটা পণ্য পাঁচটা যোগ হয়, আর বাকি কাজ কিবোর্ডেই - F2 খোঁজা, F4 বিক্রি hold, F8 ঠিক নগদ অঙ্ক, F9 শেষ করে প্রিন্ট, Esc আবার স্ক্যানের ঘরে। Quick-cash বোতামে থাকে ঠিক বিলের অঙ্ক আর তার উপরের গোল নোটগুলো।

কাস্টমার মানিব্যাগ ভুলে গেলে বিক্রিটা hold করুন, পরের জনকে সার্ভ করুন, পরে আবার চালু করুন। একই বিলে কাস্টমার কিছু নগদে আর কিছু কার্ড বা bKash ও Nagad-এ দিতে পারেন। Posify24 ফেরত টাকার হিসাব করে, আর আংশিক দিলে বাকিটা তাঁর নামে বাকি হিসেবে জমা হয়। "Complete & print" চাপলে ৮০ মিমি থার্মাল রসিদ বেরিয়ে আসে।

বাংলাদেশে লাইন যায় ঠিক সবচেয়ে খারাপ সময়ে। কাউন্টারের ডিভাইসে একবার অনলাইনে POS খোলা হলে, এরপর ইন্টারনেট ছাড়াই চলে:

• POS খোলে আর স্ক্যান করে ডিভাইসে রাখা পণ্যের কপি থেকে, শেষ sync-এর সময়ের স্টক আর দাম দিয়ে।
• ইন্টারনেট ছাড়া করা বিক্রি ডিভাইসে থাকে, আর কাউন্টারের নিজের নম্বরে রসিদ প্রিন্ট হয় (T1-000123)। লাইন ফিরলে অপেক্ষায় থাকা বিক্রিগুলো নিজে থেকেই আপলোড হয়, আগেরটা আগে, আর প্রতিটা তার সাধারণ ইনভয়েস নম্বর পায়। উপরে "Offline" লেখা আর কয়টা বিক্রি অপেক্ষায় আছে দেখায়।
• ডিভাইস ক্যাশিয়ারকে কয়েক দিন সাইন-ইন রাখে, তাই ইন্টারনেট লাগে এমন লগইন পেজে কাউন্টার আটকে যায় না। হারানো ডিভাইস মালিক business profile থেকে সাইন-আউট করে দিতে পারেন।
• ক্যাশিয়ার উঠে গেলে একটা PIN কাউন্টার লক করে, সাইন-আউট করে না; কার্ট আর অপেক্ষায় থাকা বিক্রি থেকে যায়।

রিপোর্ট, ক্রয় আর সেটিংসের জন্য তবুও ইন্টারনেট লাগে; চলতে থাকে POS কাউন্টার।

Posify24 প্রতিটি পণ্যের স্টক ব্যালান্স রাখে আর প্রতিটি নড়াচড়া stock history-তে লিখে রাখে, তাই দেখা যায় প্রতিটি পিস কোথায় গেল।

প্রতিটি পণ্যের সর্বনিম্ন স্টক ঠিক করুন, কম স্টকের তালিকা দেখাবে কী আবার অর্ডার করতে হবে। Out of stock তালিকা দেখায় কী ইতিমধ্যে শেষ। মাসে একবার হাতে গুনে স্টক মিলান (stock count) আর আসল সংখ্যা লিখুন; নষ্ট বা হারানো মাল wastage হিসেবে যায়, তাই স্টকের মূল্য সঠিক থাকে। পুরো তালিকা দেখুন ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টে।

বারকোড ছাড়া আসা পণ্যের জন্য ক্রয়ের অর্ডার থেকেই বারকোড লেবেল প্রিন্ট করুন, বড় বা ছোট লেআউটে।

পাড়ার বেশিরভাগ দোকানে এমন কাস্টমার থাকেন যাঁরা বাকিতে কেনেন। Posify24 প্রত্যেক কাস্টমারের শুরুর বাকি, মোট বাকি আর বাকির সীমা রাখে। কোনো বিক্রিতে কাস্টমারের বাকি সীমা পার হলে Posify24 বিক্রিটা নেয় না, তাই কাউন্টারের স্টাফকে সেই সিদ্ধান্ত নিতে হয় না। প্রতিটি ইনভয়েসে আগের বাকি দেখায়, আর বাকির খাতা ও বাকির বয়স রিপোর্ট দেখায় কে ৩০, ৬০ বা ৯০ দিন ধরে টাকা দেননি।

লয়্যালটি পয়েন্ট শুরু থেকেই চালু। কাস্টমার খরচের উপর পয়েন্ট পান (আপনি না বদলালে প্রতি ৳১০০-তে ১ পয়েন্ট) আর পরের বিলে সেটা ছাড় হিসেবে ব্যবহার করতে পারেন।

দ্বিতীয় আউটলেট খুললে কঠিন কাজ হলো দুটোকেই এক জায়গা থেকে দেখা। মাল্টি-ব্রাঞ্চে প্রতিটি ব্রাঞ্চের নিজের ইউজার আর opening cash থাকে, আর নিজের গুদামের সাথে যুক্ত হতে পারে। রিপোর্ট ব্রাঞ্চ ধরে ফিল্টার হয়, আর stock transfer দিয়ে এক ব্রাঞ্চ থেকে আরেক ব্রাঞ্চে মাল পাঠান: আপনি পাঠান, অন্য ব্রাঞ্চ গ্রহণ করে। কয়টা ব্রাঞ্চ যোগ করা যাবে তা আপনার প্ল্যানের উপর নির্ভর করে।

• বারকোড POS - প্রস্তুতকারকের বারকোড স্ক্যান (প্রতি পণ্যে একাধিক), নাম দিয়ে খোঁজা, `5*` পরিমাণ, কিবোর্ড শর্টকাট, hold ও resume, ৮০ মিমি রসিদ
• অফলাইনেও বিক্রি চলে - বিক্রি ডিভাইসে থাকে আর লাইন ফিরলে যায়, কাউন্টারের রসিদ নম্বর, ক্যাশিয়ার সাইন-ইন থাকেন
• এক বিলে একাধিক পেমেন্ট - নগদ, কার্ড, ব্যাংক, bKash, Nagad বা Rocket, ফেরত টাকা আর আংশিক পেমেন্টসহ
• স্টক নিয়ন্ত্রণ - স্টক ব্যালান্স, কম স্টক আর out of stock তালিকা, stock history, stock count, wastage
• বারকোড লেবেল - ক্রয়ের অর্ডার থেকে লেবেল প্রিন্ট
• কাস্টমারের বাকি - শুরুর বাকি, সীমা পার হলে বিক্রি আটকায়, বাকির বয়স রিপোর্ট
• লয়্যালটি পয়েন্ট - কাউন্টারেই জমানো আর খরচ করা
• ব্রাঞ্চ ও গুদাম - ব্রাঞ্চের মধ্যে stock transfer, ব্রাঞ্চ ধরে রিপোর্ট
• Sales Insights - এই সময় বনাম আগের সময়, ধীরে বিক্রি হওয়া পণ্য, আবার অর্ডারের পরামর্শ আর পণ্যের ABC matrix
• ইউজার, রোল আর PIN লক - কোন স্টাফ কী দেখবেন আর করবেন ঠিক করে দিন; audit log প্রতিটি কাজ লিখে রাখে

সুপার শপ, ডিপার্টমেন্টাল স্টোর, জেনারেল স্টোর, গিফট আর স্টেশনারি দোকান, কসমেটিকসের দোকান আর বাংলাদেশের যেকোনো কাউন্টার-বিক্রির রিটেইল ব্যবসা। মুদি মাল বিক্রি করলে দেখুন মুদি দোকানের POS; পোশাক আর জুতার জন্য দেখুন পোশাক ও জুতার POS। কয়েকটা সিস্টেম তুলনা করছেন? পড়ুন বাংলাদেশে POS সফটওয়্যার কীভাবে বেছে নেবেন।